„Alles KANN – wenig MUSS“
Ingenieurmäßig prägnant in vier Wörter fasst Jan-Peter Frenzel, was er an seiner Büro- und Controlling-Lösung besonders schätzt. Der Diplom-Ingenieur ist einer der Partner im Buxtehuder Büro KFP Ingenieure. Das Büro kann auf vier Jahrzehnte Unternehmensgeschichte zurückblicken - eine Erfolgsgeschichte. Seit einiger Zeit hat auch die Branchenlösung für Organisation und Controlling von untermStrich Anteil daran.
Über die Grundlagen des Erfolgs und über die Rolle des Projekt-Controllings haben wir uns mit Jan-Peter Frenzel unterhalten.
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Schätzen den modularen Aufbau Ihres Controlling-Systems: Alfred Uhlendorf, Jan-Peter Frenzel und Hans-Albert Kusserow (v. li.), das Führungsteam von KFP Ingenieure. Bild: KFP Ingenieure |
Frenzel: Da ist zum einen die Kontinuität der handelnden Personen: mit Hans-Albert Kusserow ist einer der Gründer als Seniorpartner bis heute im Büro aktiv. Konstant geblieben über die Jahre ist auch die hohe Qualität unserer Leistung, unser Selbstverständnis als Dienstleister und der partnerschaftliche Umgang mit unseren Kunden. Von Kontinuität zeugt nicht zuletzt auch der kontinuierlich gewachsene Anteil an zufriedenen Stammkunden.
Die Firmenwebsite beschreibt Ihr Büro als „vielseitig tätiges Ingenieur-Dienstleistungsunternehmen“. Worin liegt die Vielseitigkeit?
Vielseitigkeit bedeutet in unserem Fall nicht‚ alles zu machen und dann im Grunde nichts richtig zu können. Im Gegenteil: wir konzentrieren uns auf zwei große Kernbereiche, den Wohnungsbau und den Gewerbebau, und unsere Vielseitigkeit liegt in der großen Bandbreite hinsichtlich der Größenordnung unserer Projekte. Das reicht beim Wohnungsbau vom Prüfen eines Wanddurchbruchs über das Einfamilienhaus hin zu großen Wohnungsbauprojekten, aktuell zum Beispiel eines mit 170 Wohneinheiten in Hannover. Entsprechend ist die Spanne im Gewerbebau, vom Anbau eines Backshops an einen Verbrauchermarkt bis hin zum Neubau großer Einkaufszentren im Bereich von 40 bis 50 Mio. Euro.
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Beim Bau der Mediterraneo Einkaufs-Mall in Bremerhaven (2007 – 2008) waren KFP Ingenieure mit Tragwerksplanung, Ausführungsplanung und Wärmeschutznachweis beauftragt. Bild: KFP Ingenieure |
Ja, wie gesagt verstehen wir uns als Dienstleister für unseren jeweiligen Auftraggeber, dem wir mit Spaß und Engagement als Team zur Verfügung stehen. Auf der anderen Seite muss das Ganze natürlich aus unternehmerischer Sicht tragfähig sein. Wir achten darauf, dass unsere Leistung kostenmäßig gedeckt ist. Und sollte das einmal nicht der Fall sein, suchen wir das partnerschaftliche Gespräch mit dem Auftraggeber.
Was macht den fachlichen Erfolg Ihres Büros aus?
Der ist das Ergebnis der Qualifikation und Leistungsbereitschaft unserer Mitarbeiter. An der Qualifikation arbeiten wir stetig, Aus- und Weiterbildung spielen eine große Rolle. Wir haben Fach-Schwerpunkte für einzelne Mitarbeiter gesetzt, die sich gezielt fortbilden und ihr spezielles Know-how als Inhouse-Sachverständige an die anderen weiter geben. Wir haben Strukturen geschaffen, die intern die Weitergabe von Fachwissen sicher stellen, sei es zwischen erfahrenen und jüngeren Kollegen, oder bei unseren regelmäßigen fachtechnischen Ingenieurbesprechungen.
Die Erfolgsgeschichte hat auch eine wirtschaftliche Basis. Wie sichern Sie Ihren wirtschaftlichen Erfolg?
Grundlage ist unsere fachliche Leistung und die Qualifikation der Mitarbeiter. Den wirtschaftlichen Erfolg steuern wir durch die realistische Kalkulation unserer Angebote und die laufende Betrachtung der Projektstände mittels der eingesetzten Controlling-Software. Wir haben aktiv pro Jahr etwa 500 Projekte, die wir irgendwie handeln müssen, da ist es besonders wichtig, dass man sich die Teilergebnisse jedes einzelnen Projekts oder auch die Büro-Gesamtergebnisse jederzeit ansehen kann.
Ist die Steuerung des wirtschaftlichen Büroerfolgs eine Angelegenheit der Geschäftsführung oder sind auch die Mitarbeiter eingebunden?
Auch das sehen wir als Teamleistung. Ein wichtiger Beitrag der Mitarbeiter besteht zum Beispiel im Erkennen und Dokumentieren von Nachtragsmöglichkeiten. Hier ist das Controlling-System ein wichtiges Werkzeug.
Seit 2010 nutzen Sie die Büro- und Controlling-Software untermStrich. Wie sind Ihre Erfahrungen?
Mit den Möglichkeiten, die das Programm bietet, können wir unsere Projekte ausgezeichnet organisieren und im Blick behalten. Alles wird erfasst und dokumentiert, nichts geht verloren. Das schafft Angesichts der hohen Zahl von Einzelprojekten eine große Ruhe. Schon in der Angebotsphase nutzen wir das Projektcontrolling, um unseren Auftraggebern passende und wirtschaftliche Angebote zu erstellen. Im weiteren Projektverlauf schaffen Auswertungen Klarheit über den Stand der Dinge: War unsere Kalkulation stimmig? Sind unsere Leistungen vollständig abgerechnet? Ist unser Aufwand durch den Auftrag gedeckt oder besteht Anlass für Nachträge? Um nur einige der Fragen zu nennen, auf die das System zuverlässige Antworten gibt.
Wo kommt die Software Ihren Anforderungen besonders entgegen?
Der modulare Aufbau des Systems hat es ermöglicht, aus dem insgesamt sehr großen Leistungsumfang der Software die für unser Büro exakt zugeschneiderte Lösung zu formen und zu nutzen. Ich will das mal plakativ so sagen: alles KANN - wenig MUSS.
Welche Pläne haben KFP Ingenieure für die nächsten 40 Jahre?
(lacht) Über die vollen 40 Jahre planen wir nicht, aber wir machen eine rollierende Fünf-Jahres-Planung. Grundlage dafür sind jährliche Führungs-Workshops, bei denen wir unsere Stärken und Entwicklungsmöglichkeiten klären und unsere Ziele setzen. In die Planung gehen natürlich auch die Auswertungen aus dem Controlling-System ein. Unser aktueller Plan sieht vor, bis 2015 auf 50 Mitarbeiter zu wachsen und unsere Aufgabenfelder zu erweitern, auch im Hinblick auf die anstehenden Nachfolgen in der Partnerschaft.
(Interview T. Merkel / Komma Zwo)
untermStrich: Der wirtschaftliche Erfolg im Planungsbüro
Die Wirtschaftlichkeit von Architektur- und Ingenieurbüros ist das Thema der untermStrich software GmbH: untermStrich ist die spezielle Branchensoftware für internes Projektmanagement, Controlling und Büroorganisation im Planungsbüro. Mit der professionellen Lösung aus der Praxis – für die Praxis steuern im deutschsprachigen Raum mittlerweile über 30.000 Ingenieure und Architekten ihre Büros. Als modulare Lösung kann untermStrich sehr einfach auf die individuellen Anforderungen und Wünsche jedes Büros abgestimmt oder schrittweise ausgebaut werden. Aus den verschiedenen Einzelmodulen der Bereiche Controlling, Termine, Dokumentation und Schriftverkehr wächst so die jeweils passgenaue Lösung. untermStrich trägt das PeP-7-Zertifikat und erfüllt damit die Anforderungen dieses internationalen, standardisierten Kennzahlensystems für Planungsbüros. Die im Herbst 2011 erschienene Neuentwicklung untermStrich X bietet künftig Büromanagement und Controlling ohne Schranken - mobil, plattformübergreifend und geräteunabhängig. www.untermstrich.com
► Weitere Informationen: untermStrich software GmbH
► Interview vollständig lesen: untermStrich bei KFP Ingenieure (pdf)
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