Das einheitliches Datenformat soll Kosten sparen und KMU von Bürokratie entlasten. Die IT-Industrie setzt zunehmend auf E-Rechnung und den Standard ZUGFeRD. Grundstein für einen gesamteuropäischen Standard.Berlin/Eschborn, 25.06.2014 – ZUGFeRD heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen, das ab sofort allen Interessenten in der IT- und Softwarebranche in der Version 1.0 zur Verfügung steht. Fachleute sind sich schon heute einig: Mit der Veröffentlichung der Version 1.0 setzt sich der Siegeszug des elektronischen Rechnungsaustauschs in Deutschland fort. „Mit ZUGFeRD Version 1.0 wird der Austausch von strukturierten elektronischen Rechnungen in Wirtschaft und Verwaltung vereinfacht und wir verfügen damit bereits heute über ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen, das in enger Kooperation zwischen Wirtschaft und Verwaltung entwickelt wurde“, erklärte Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) anlässlich einer Pressekonferenz am 25. Juni im Bundespresseamt in Berlin.
„In der optimierten, medienbruchfreien elektronischen Abbildung von Verwaltungsabläufen liegt ein erhebliches Effizienzpotenzial, das von Behörden auf allen Verwaltungsebenen gehoben werden muss“, erklärt Frau Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin im Bundesministerium des Innern und IT-Beauftragte der Bundesregierung. Der standardisierte elektronische Rechnungsaustausch mit der Verwaltung sei ein wichtiges Thema, so Rogall-Grothe, dessen Bedeutung auch durch die Umsetzung im Rahmen des Regierungsprogrammes „Digitale Verwaltung 2020“ betont werde.
Auch Dr. Sabine Hepperle, zuständige Abteilungsleiterin für Mittelstandspolitik im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), begrüßt ausdrücklich den Schritt zur elektronischen Rechnung und zum neuen ZUGFeRD-Format: „Die elektronische Rechnungslegung optimiert Geschäftsabläufe, entlastet insbesondere kleine und mittlere Unternehmen von Bürokratie und spart Kosten. Bei der Entwicklung des ZUGFeRD-Formats wurde wirklich aufs richtige Pferd gesetzt.“
Zur Zeit beträgt allerdings der Anteil elektronischer Rechnungen am gesamten Rechnungsaufkommen von rund 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr in Deutschland weniger als 10 Prozent. „Dabei zeigen die Erfahrungen mit kleinen und mittleren Unternehmen, dass ein elektronischer Rechnungsversand 70 bis 80 Prozent der Kosten gegenüber manueller Bearbeitung einspart“, betonte Jürgen Biffar, Mitglied des Hauptvorstands BITKOM e.V. auf derselben Veranstaltung. Eine wichtige Voraussetzung für die gewünschten Kostenersparnisse sei, so Biffar, ein einheitliches Datenformat, das sowohl in der Wirtschaft wie in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann.
Schnell, komfortabel, effizient
Mit dem neuen ZUGFeRD-Format 1.0 ist diese Voraussetzung nunmehr geschaffen: „Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung können ab sofort schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden können“, erläutert Andreas Pelekies, Senior Projektmanager EDI/E-Business bei GS1 Germany und einer der Leiter des Arbeitspaketes AP 3, Technische Standards und ZUGFeRD, im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Mehr noch: Das neue ZUGFeRD-Format senkt nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung, weil Material- und Portokosten wegfallen. Auf Grund des durchgängigen elektronischen Prozesses wird das Rechnungswesen in Zukunft auch wesentlich effizienter.
Inzwischen nutzen bereits eine ganze Reihe von Unternehmen und Behörden das neue ZUGFeRD-Format. Dazu gehören unter anderem GS1 Germany, die August Storck KG, das Bundesverwaltungsamt BVA und das Technische Hilfswerk THW. So versendet GS1 Germany seit dem 1. Juli 2013 Rechnungen an Kunden nur noch elektronisch als ZUGFeRD-Rechnungsbild. Das Bundesverwaltungsamt in Köln, das jährlich rund 50.000 Buchungen verarbeitet, verspricht sich durch die Einführung von ZUGFeRD schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungsverzögerungen sowie niedrigere Druck- und Portokosten. „Auch die ITIndustrie“, so Engel-Flechsig, „allen voran Unternehmen, die Finanz-, Dokumentenmanagement- und ECM-Software entwickeln, haben das Thema ERechnung und ZUGFeRD aufgegriffen und bieten ihren Kunden branchenspezifische Lösungen und Produkte für mehr Effizienz. Bereits heute haben mehr als 50 Unternehmen das ZUGFeRD-Format in ihre Lösungen integriert.“
Mehrwert dank ZUGFeRD
Entwickelt wurde das ZUGFeRD-Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV e.V.). An der Entwicklung beteiligt waren Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen, der Software-Industrie, aber auch die öffentliche Verwaltung. Die grenzüberschreitende Nutzbarkeit des neuen Formates ist dabei ein wichtiges Kriterium. So kann das ZUGFeRD-Format auch außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden – im europäischen wie in jedem internationalen Zusammenhang.
Der Grund: „ZUGFeRD basiert auf den von UN/CEFACT entwickelten Standards zur Cross Industry Invoice (CII) sowie auf dem darauf aufbauenden, durch das europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten Message User Guides (MUG) für eine Kernrechnung“, unterstreicht Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer des Softwareherstellers intarsys GmbH und ebenfalls AP3-Leiter im FeRD. „Das bedeutet“, so Wild, „dass der Grundstein für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format bereits gelegt ist.“ Im „European Multistakeholder Forum on Electronic Invoicing“ wurde bereits eine Empfehlung für genau diesen europaweiten Ansatz ausgesprochen.
Für Georg Boegerl, bei der DATEV eG unter anderem zuständig für die Umsetzung des ZUGFeRD-Modells, steht fest, dass die digitale Bereitstellung von Rechnungsdaten sowohl für die Wirtschaft wie für die Verwaltung grundlegende Vorteile bietet: „Die automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten in die rechnungsverarbeitenden Systeme, die das ZUGFeRD-Format auf einfache Art und Weise ermöglicht, ist die Grundlage, um darauf aufbauend die Unternehmensprozesse effizient zu digitalisieren und so eine höhere Prozessgeschwindigkeit, eine höhere Transparenz in den Prozessen und echte wirtschaftliche Vorteile zu realisieren.“ Letzten Endes, so Boegerl, steckt der tatsächliche Mehrwert in der automatisierten Verarbeitung des Rechnungsinhalts, die das ZUGFeRD-Format sicherstellt.
► Quelle / weitere Informationen: AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
