München, 10. Dezember 2013 – Die PMG Projektraum Management GmbH, Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen für die Baubranche, stellt die neue Version 2.14 von eProjectCare Projektraum vor. Mit dem Modul Mängelmanagement verwalten und protokollieren Bauherren Mängel revisionssicher. Das ebenfalls neue Modul Kalender & Aufgaben vereinfacht die Koordination, da jetzt Projektbeteiligte diese in eProjectCare an zentraler Stelle erfassen. Weitere Neuheiten ermöglichen eine Online-Bearbeitung von Dokumenten, 2-Faktor-Authentifizierung, Vertreterregelung und Archivprojektfunktion.
Mängelmanagement
Bei jedem Bauvorhaben kommt es zu Fehlern: Zur professionellen Erfassung und Verwaltung von Mängeln hat PMG eProjectCare Projektraum jetzt um ein Mängelmanagement erweitert. Das neue Modul ermöglicht Projektverantwortlichen das Anlegen und Führen von mehreren Mängelbüchern für ein Bauvorhaben z. B. für verschiedene Bauabschnitte, Gebäude oder Gewerke. Zur strukturierten Dokumentation eines Mangels bietet eProjectCare Projektraum vordefinierte Eingabefelder unter anderem für Ort, Datum, Beschreibung, Frist und Erledigungsvermerk. Fotos, E-Mails und Dokumente ergänzen optional als Anlage die Erfassung des Mangels. Alle Einträge und Änderungen protokolliert eProjectCare dabei revisionssicher.Zur Behebung eines Mangels weisen ihn Projektraum-Administratoren einem Benutzer zur Bearbeitung zu. Überschrittene Fristen zeigt eProjectCare Nutzern auf der Startseite an, damit sie zeitnah reagieren können. Zur schnellen Orientierung hat PMG das Mängelmanagement zudem mit Filterfunktionen für Ort, Mangelmelder, Mangelzuständiger und Fristen versehen.
Kalender und Aufgaben
Konnten Bauherren bisher schon alle relevanten Dokumente eines Bauprojektes mit eProjectCare Projektraum verwalten, ermöglicht ihnen PMG nun auch Termine und Aufgaben an zentraler Stelle zu steuern. Die Projektorganisation ist somit umfassend über die Plattform von PMG möglich.
Jeder Nutzer verfügt über einen privaten Kalender. In dem sind alle für ihn relevanten Termine der Projekträume, für die er freigeschaltet ist, aufgeführt. Zudem kann ein Benutzer alle öffentlichen Kalender einzelner Projekte einsehen für die er berechtigt wurde. Zum Funktionsumfang der Kalenderanwendung gehören unter anderem Besprechungseinladungen, Terminserien und ganztägige Termine. Das Modul ermöglicht zu jedem Eintrag folgende Informationen zu erfassen: Beschreibung, Datum, Ort, Beginn, Ende, Notiz. Termine im Projektraum können sich Nutzer über eine Schnittstelle auch in Outlook anzeigen lassen.
Benutzer verwalten über eProjectCare nun auch ihre projektspezifischen Aufgaben. Die Eingabemaske bietet ihnen neben der ausführlichen Beschreibung einer Aufgabe auch die Möglichkeit, Priorität, Start- und Fälligkeitsdatum festzulegen. Überfällige Aufgaben markiert eProjectCare zur schellen Orientierung rot. Das Modul ermöglicht Anwendern zudem Aufgaben an andere Projektbeteiligte zu delegieren. Optional bietet eProjectCare an, Bearbeiter zum Start- und Fälligkeitsdatum nochmal per E-Mail an die Aufgabe zu erinnern. Markiert ein Bearbeiter eine Aufgabe als erledigt, informiert das Modul den Aufgabenerzeuger automatisch per E-Mail.
Online-Bearbeitung von Dokumenten
Ab sofort können Nutzer Dateien wie Office-Dokumente auch ohne Download direkt im eProjectCare Projektraum bearbeiten. Ein lästiger Down- und Upload entfällt dabei durch die neue WebDAV-Schnittstelle des Projektraumes. Während der Bearbeitung des Dokumentes können andere Benutzer es nur ansehen, aber nicht herunterladen oder überschreiben. Dubletten verhindert eProjectCare dadurch. So ist sichergestellt, dass es immer nur eine aktuelle Version eines Dokumentes gibt.
Weitere Neuheiten der Version 2.14
Für Bauprojekte mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen bietet PMG Bauherren jetzt optional eine 2-Faktor-Authentifizierung an. Neben der persönlichen Kennung mit Passwort (1. Faktor) muss ein Benutzer anschließend einen einmalig gültigen, mit der Google-Authenticator-App generierten Pin-Code (2. Faktor) eingeben. Der Vorteil des Einsatzes der kostenlosen App ist, dass im Gegensatz zum Versand eines PINs per SMS keine Mobilfunk-Gebühren für den Anwender entstehen.
Mit der neuen Vertreterregelung räumen Projektbeteiligte einem Kollegen Schreibrechte auf ihre Dokumente ein, dass heißt, dass dieser z. B. Baupläne durch eine neuere Version ersetzen kann. Standardmäßig verfügen nur Dokumenteneigentümer und Projektraumadministratoren über die nötigen Rechte, um Dateien zu überschreiben.
Die automatische Planverteilung ist eine Kernfunktion von eProjectCare Projektraum. Wenn ein Benutzer einen neuen Plan hochlädt, sendet der Projektraum diesen automatisch an festgelegte Personengruppen. Optional erhält ihn auch direkt der Druckdienstleister zum Plot, ohne dass eine zusätzliche Beauftragung nötig ist. Bisher war dieser Prozess nur für Baupläne mit Planschlüssel definierbar. Ab sofort können Benutzer den Start einer automatischen Planverteilung auch beim Einstellen von Dateien durch ein bestimmtes Projektmitglied oder beim Upload in ausgewählte Ordner festlegen.
PMG ermöglicht Kunden eProjectCare jetzt auch als Archiv für abgeschlossene Projekte zu nutzen. Anwender greifen dabei auf die Dokumente in der gewohnten Ordnerstruktur zu. Um Revisionssicherheit zu gewährleisten, sind aber keine Änderungen mehr möglich. PMG bietet eProjectCare-Kunden für Archivprojekte besonders attraktive Konditionen an. Falls doch noch Änderungen nötig sind, können Kunden das Archivprojekt jederzeit wieder in einen vollwertigen Projektraum mit allen Funktionen umwandeln.
► Quelle / weitere Informationen: PMG Projektraum Management GmbH
Über die PMG Projektraum Management GmbH
PMG ist ein Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen auf Software-as-a-Service-Basis: Alle Berechtigten können so von jedem Gerät mit Internetzugang und Browser auf hinterlegte Dateien zugreifen. Das Münchner Unternehmen legt bei der Entwicklung seiner Produkte besonderen Wert auf intuitive Bedienung. Daher vertrauen schon mehrere Tausend Nutzer auf die eProjectCare-Produktfamilie. Sie umfasst eProjectCare Projektraum, eProjectCare Datenraum und eProjectCare DMS. Zu den Kunden gehören namhafte Investoren, Versicherungen, Bauunternehmen, Projektentwickler, Bauherren und Planungsbüros. PMG hostet die Daten seiner Kunden in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Die PMG Projektraum Management GmbH bildet zusammen mit der CDS Copy und Digital Druck GmbH eine Unternehmensgruppe. Weitere Informationen stehen unter www.pmgnet.de zur Verfügung.
