Cloud Computing gut erklärt: Ein Whitepaper aus dem Haus 'PDS – Programm + Datenservice GmbH', Anbieter der Handwerkersoftware 'PDS polaris one', erläutert gut verständlich die Grundlagen des Cloud Computing und beleuchtet insbesondere die möglichen Vorteile der "Cloud" für Handwerksbetriebe. Das Whitepaper "Handwerkersoftware für die Cloud" geben wir hier wieder:
Handwerkersoftware für die Cloud – Mit PDS polaris one wird Software zum Service
Die „Cloud“ (Wolke) ist zu einem Trendbegriff geworden. Bei den vielen Angeboten ist jedoch nicht klar, wie der mittelständische Handwerksbetrieb diesen neuen Trend für sich nutzen kann. Nachfolgend werden die Vorteile erläutert, durch die der Unternehmer mit der PDS Handwerkersoftware polaris one in der Wolke profitiert.
Mit dem Begriff Cloud ist – einfach gesprochen - die Bereitstellung von Rechenleistung über das Internet gemeint. Hierbei wird u.a. der teure und aufwendige Server im Unternehmen eingespart. Die Betreuung dieser Hardware wird aus dem Unternehmen in ein sicheres und zertifiziertes Rechenzentrum verlagert. Der Handwerksbetrieb kann sich besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Ermöglicht wird diese Entwicklung durch immer schnellere und zuverlässigere Internetverbindungen. Es ist nicht länger nötig sich selbst mit der Investition in eigene Hardware und deren ständiger Pflege und Ausbau zu belasten. Softwarenutzung wird in der Cloud zum Service mit transparenten und kalkulierbaren Kosten.
Nie wieder um Datensicherung und Updates kümmern
Die Datensicherung gehört zu den unbeliebtesten und deshalb häufig vernachlässigten Themen in Handwerksbetrieben. Täglich für die Datensicherung zu sorgen, indem man das Datensicherungsband einlegt oder die externe Festplatte anschließt ist mühsam und birgt die Gefahr dies zu vergessen. Die Risiken, die hiermit eingehen, werden meist unterschätzt. Wird die Datensicherung (insofern sie gemacht wurde) über Nacht in der Firma gelassen und in der Zwischenzeit eingebrochen, dann hilft die beste Lösung nichts, die Datensicherung ist weg und die Unternehmensdaten samt Hardware auch. Wird die Handwerkersoftware nicht auf eigener Hardware, sondern im PDS Rechenzentrum betrieben entfällt die Frage nach der Datensicherung. Diese läuft nämlich täglich extern und das Unternehmen braucht sich um nichts selbst zu kümmern.
Minimierung des Hardware-Ausfallrisikos
Serverhardware, die heute angeschafft wird, ist morgen bereits veraltet. Diese Frage erübrigt sich im Rechenzentrumsbetrieb, wo die Hardware regelmäßig durch den Betreiber aktualisiert wird. Fällt im Rechenzentrum eine Festplatte aus, so wird diese binnen weniger Stunden durch eine neue ersetzt. Da ohnehin mit einer doppelten Sicherung der Daten gearbeitet wird kann das Handwerksunternehmen in der Zwischenzeit ohne Unterbrechung in der Cloud weiterarbeiten. So wird das Risiko eines Ausfalls der Hardware minimiert. Der Unternehmer kann sich auf sein Handwerk konzentrieren.
Die Handwerkersoftware wächst mit dem Unternehmen
Märkte verändern sich immer schneller und ein Unternehmen kann demzufolge nicht immer einschätzen, wie die Auftrags- und Personallage sich in den kommenden Jahren darstellen wird. Eine Investition in die IT-Infrastruktur ist immer eine langfristige Entscheidung und Bindung. Ist die Hardware zu klein dimensioniert wird sie nicht die Anforderungen des Unternehmens erfüllen können. Ist sie überdimensioniert ausgelegt verursacht sie unnötige Kosten. Der Vorteil die Rechenleistung in der Cloud zu mieten liegt auf der Hand. Es wird nur das gezahlt, was auch wirklich vom Unternehmen benötigt wird. Das minimiert das Risiko einer Fehlinvestition und ermöglicht die flexible Anpassung der Hardware an die Anforderungen des Handwerksbetriebs. Was für die Hardware gilt, gilt für die Software ebenso. Durch das modulare Konzept kann die Softwarenutzung hier auch den wachsenden (oder sich reduzierenden) Anforderungen angepasst werden.Ortsunabhängiger Zugriff
Das Handwerk ist mobil. Selten arbeitet man mehrere Tage am gleichen Ort und nicht immer macht es Sinn extra in die Firma zu fahren, um noch etwas in der Software zu erledigen. Nutzt man Handwerkersoftware in der Cloud kann man auf seine Software von überall auf der Welt zugreifen. Das ermöglicht flexibles Arbeiten von unterwegs (Mobile Computing) und von zu Hause (Homeoffice). Auch die Vernetzung mehrerer Unternehmensstandorte stellt somit kein Problem dar.
Weitere nützliche Programme in der Cloud
Über die Handwerkersoftware hinaus lassen sich bei Bedarf auch weitere Dienste in die Cloud verlagern und mit der Lösung PDS polaris one verbinden. Für die Übersicht von Kalendern und die Abwicklung von E-Mailverkehr eignet sich zum Beispiel die Lösung Exchange Online aus dem Microsoft Office 365 Programm hervorragend. Der Austausch mit polaris one erfolgt online in der Cloud. So wird die Handwerkersoftware mit den Kalendern der Monteure und dem E-Mail-Programm verbunden, ohne diese selbst im Unternehmen vorhalten zu müssen. Auf die gleiche Weise kann auch die Anbindung und Übergabe der Daten an den Steuerberater erfolgen. Mit der zertifizierten Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online erfolgt die monatliche Übergabe der Daten in der Cloud. Hierbei werden die Buchungen zusammen mit den digitalen archivierten Belegen in das DATEV Onlineportal hochgeladen. Diese stehen dann dem Steuerberater zur sofortigen Verwendung und Verarbeitung zur Verfügung.
Handwerkersoftware in der Cloud – Vorteile auf einen Blick
- Handwerkersoftware und Hardware passen sich stets der Größe des Unternehmens an
- Kein Ausfallrisiko für die Serverhardware
- Ortsunabhängiger Zugriff
- Transparenz und Sicherheit in den IT Kosten
- Datensicherung erfolgt täglich und automatisch
- Verknüpfung weiterer Programme aus der Cloud
- Updates müssen nicht selbst eingespielt werden, stets aktuelle Software
Handwerkersoftware PDS polaris one in der Cloud nutzen
PDS polaris one ist ein modernes Handwerkerprogramm mit Funktionen wie Angebotskalkulation, Projekt, Bestellwesen und Kundendienst. Als webbasierte Software lässt sich polaris one komfortabel in der Cloud im PDS Rechenzentrum betreiben. Durch aktuelle Schnittstellen werden externe Anwendungen wie Microsoft Office 365 oder DATEV Unternehmen Online in der Cloud miteinander verbunden. Für die Nutzung wird eine stehende Internetverbindung benötigt. Die Nutzung im Rechenzentrum wird mit einer monatlichen Gebühr vergütet und richtet sich nach der Anzahl der Benutzer, die auf die Software gleichzeitig zugreifen. Die Handwerkersoftware polaris one kann wahlweise gekauft oder gemietet werden. Auch hier richtet sich die Höhe des Preises nach der Anzahl gleichzeitiger Nutzer. Genauere Informationen können von der PDS oder von einem der zertifizierten PDS Partner abgerufen werden.
► Quelle / Weitere Informationen: PDS – Programm + Datenservice GmbH
